Stolperfalle Rechnung stellen – wenn Unternehmer ihren Forderungen hinterher laufen

Vom cleveren Start-up-Unternehmer bishin zum traditionsreichen mittelständischen Handwerksunternehmen findet man immer wieder das Kernproblem cash-flow.

Nie gehört? Ein guter cash-flow bedeutet Liquidität. Das Vorhandensein von Geld zu dem Zeitpunkt an dem man es benötigt.

Schonmal gehabt? Die Rechnung für Wareneinkäufe steht ins Haus und die Kunden zahlen einfach nicht! Ärgerlich wenn dadurch neue Aufträge vereitelt werden und der Betriebsablauf leidet. Im schlimmsten Fall leidet das Privatleben, die Beziehung, die Freunde, die Psyche..

Wer schonmal schlaflose Nächte voll quälender Geldsorgen hinter sich hat, weiß, wie essentiell wichtig auch solche unangenehmen und trockenen Themen wie Rechnungsstellung sind.

Prinzipiell ist es immer empfehlenswert sich von erfahrenen und kompetenten Menschen beraten zu lassen. Unternehmensberatung und Coaching werden an jeder Ecke angeboten, da fällt es manchmal schwer geeignete Partner zu finden, die schnell die Kernprobleme entlarven und beheben.

(Er-)kennen Sie Ihre Wünsche und Ziele!

Um Zeit und Geld zu sparen können Sie Vorarbeit leisten! Nehmen Sie sich einen Vormittag Zeit und erstellen Sie eine Mind-Map, mit der Sie alles ermitteln was sie beschäftigt. Pinnen Sie diese an einen Ort, an dem Sie oft am Tag vorbei laufen. Am Kühlschrank, im Flur, am Whiteboard im Büro..

Stellen Sie sich dazu zum Beispiel folgende Fragen:

  • Was möchte ich erreichen? Möchte ich wachsen, mehr Freizeit, weniger Sorgen, die Mitarbeiter Schulen oder ans Unternehmen binden?
  • Was für Kunden habe ich? Trifft mein Angebot zu oder muss ich mich besser auf meine Kunden einstellen? Vielleicht können ihre Kunden Sie nie zu Bürozeiten erreichen um Rechnungsfragen zu klären.
  • Wie regelmäßig sind meine Bürozeiten? Halte ich meine Fristen ein?
  • Auf welchen Kanälen agiere ich? Im Zeitalter von Whatsapp und co. gibt es neue Herausfordeungen die gemeistert werden müssen.

Breiten Sie sich auf Ihrem Blatt aus!

Jedes Detail hilft nicht nur ihnen einen Überblick zu bekommen, sondern gibt auch Unternehmensberatern aufschluss über Ihre Strukturen und Absichten.

Money is Honey! Ohne Moos nix los. Sie kennen die Redewendungen. Zeit ist Geld, schon klar, aber- wie viel denn eigentlich? Was ist Ihnen das wert täglich eine Stunde eher Feierabend machen zu können? Wie viel Umsatz generiert Ihr bester Mitarbeiter? Macht es dann nicht Sinn Ihn mehr an Ihr Unternehmen zu binden? Was darf das Kosten?

Monetarisieren sie Ihre Mind-map! Schreiben Sie an jeden Wunsch, an jedes Ziel und an jede mögliche Lösung ein paar zahlen. Nur für Sie, damit sie ein Gefühl bekommen.

Oftmals ist die Lösung nur so weit weg wie der nächste Taschenrechner. 

Ein Beispiel: Ihre Rechnungstellung stockt. Sie – gestandener Handwerker und Familienernährer- fahren tagsüber mit auf die Baustelle und erledigen abends Besorgungen.

Ihr erklärtes Ziel: Sie möchten mehr Zeit mit Ihren Liebsten verbringen und Ihre Finanzsorgen aus dem Kopf haben.

Möglichkeit 1: Sie stellen jemanden an. Zusätzliches Gehalt monatlich sagen wir 2300€ Brutto, dazu natürlich der Verwaltungsaufwand, Urlaubsvertretung, was ist im Krankheitsfall? Und wenn die Auftragslage mal nicht passt…? Das muss alles abgewogen werden.

Möglichkeit 2: Sie Nutzen einen Dienstleister – zum Beispiel die Deutsche Verrechnungsstelle – und lassen sich dort kostenlos beraten, richten sich dort einen Serverplatz ein. Deutlich weniger verbindlich. Kostenpunkt einmalig 499€ und dann 1,8% der Rechnungssumme.

Das Hochladen und Stellen der Rechnung muss dabei allerdings immernoch in Eigenleistung geschehen. Druck und Versand der Rechnung, 3-Stufen Mahnwesen und Inkasso, sogar die Überwachung des Zahlungsverkehrs wird für Sie erledigt.

Möglichkeit 3: Sie bilden sich auf dem Sektor fort und fokussieren sich auf dieses Fachgebiet. Büroarbeit ist fortan Ihre Sparte! Ihre Arbeitskraft auf der Baustelle ersetzen Sie durch einen weiteren Mitarbeiter, auch hier fallen zusätzliche Gehälter und Risiken an, siehe Möglichkeit 1.

Für jede dieser Möglichkeiten können Sie sich anhand Ihrer Mind-map nun eine Entscheidungshilfe bauen. Entgeht Ihnen jeden Monat so viel Geld wie eine Bürokraft kostet? Haben Sie überhaupt Lust jeden Tag im Büro zu bleiben? Oder scheitert es gar nicht an Zeit, sondern nur an Fachwissen?

Viele Zahlungspreller sind erfahren auf ihrem Gebiet. Wenn Sie Fehler in der Rechnungstellung machen, wird es für diese Leute ein leichtes, Ihren Zahlungsaufforderungen auszuweichen!

Beachten Sie daher eine ordnungsgemäße Rechnungstellung und rechtswirksame Forderungen zu stellen.

Diese 9 Punkte müssen in Ihrer Rechnung enthalten sein!

  • Gültige Anschrift (nicht „Eheleute Mustermann“, sondern Max Mustermann und Matilda Mustermann, aktuelle Adresse)
  • Eigene Anschrift
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zahlungsziel (14/30/90 tage)/ Zahlungsbedingungen
  • Steuernummer oder USt IdNr.
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Lieferung/Dienstleistung
  • Liefer-/leistungs und Zahlungszeitpunkt
  • Entgeld und Steuerbetrag sowie Steuersatz
  • evtl im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonto, Rabatt, Gutschriften..)
  • ggf. Kundennummer

Und bewahren Sie diese Rechnungen 10 Jahre auf!

Nehmen Sie sich die Zeit – es lohnt sich!

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